מנסיוני, במקרים רבים חברות יודעות איזו מערכת הם רוצים לרכוש (בגלל הכרות מוקדמת/המלצת קולגות/נפוצות במסגרת חברות דומות) ו"כל" מה שנשאר להן הוא לבחור מיישם/חברת ייעוץ שתלווה אותם בתהליך.
במקרים אחרים, מחליטה חברה לבחון 2-3 מערכות שונות והיא בוחנת חברות יישום שונות המטמיעות כל אחת מערכת אחרת.
המקרה הראשון מורכב יותר שכן ההתרשמות מהמערכת עצמה אינה מרחיקה את ההתמודדות בהערכת החברה המיישמת.
אז איך אפשר לבחור נכון חברה מיישמת?
לפני שאתן מספר המלצות לכך, אתחיל בפירוט התפקידים העקריים של המטמיע:
- הבנת התהליכים המרכזיים אצל הלקוח וזיהוי המוקדים המורכבים אצלו
- התאמת תכנית הטמעה המתאימה לחברה (גודל החברה, בעלי תפקידים, תקציב החברה). כל פרוייקט הטמעה שונה מדומהו גם אם החברות זהות. מספיק שבחברה אחת יש גורם דומיננטי המכיר את תהליכי החברה, "יודע מה הוא רוצה" ומלווה מקרוב את תהליך ההטמעה, כבר קיבלנו פרוייקט שונה לחלוטין בחברה בה אין גורם כזה וכל עובד/נציג תחום עומד בפני עצמו בלי גורם מקשר)
- ביצוע התאמות נדרשות בלבד לפני עלייה לאוויר
- ביצוע פיילוט
- הדרכת משתמשים וליווי עלייה לאוויר
- ליווי שוטף של החברה לאורך השימוש במערכת
- יכולת להבין תוך כדי תהליך ההטמעה האם היעדים שהצבנו בתחילת הדרך ראליים ולהתאים תוך שיתוף החברה בסטיות והתאמות נדרשות.
שימו לב שכמעט לא הזכרתי את הכרת מערכת ה ERP. זה מובן מאליו וכמובן תנאי הכרחי, אבל לא בהכרח הדבר המשמעותי ביותר בהצלחת הפרוייקט!
הנה מספר טיפים וכללי אצבע להתאמת חברה מיישמת לחברה שלכם
- היסטוריה מצטברת – אם החברה המיישמת בתחום מספר שנים ובצעה כמה עשרות פרוייקטים (בתחום של החברה ובכלל). יש חשיבות להבין מי מנהל הפרוייקט ומי יהיה מעורב בפרוייקט (לא מספיק נסיון החברה, אלא נסיון המעורבים ישירות בפרוייקט).
- גודל החברה – ככלל (מה שנכון לדעתי גם לפרוייקטים שונים ולא רק למערכות מידע) לחברה גדולה מאוד מתאימה חברה מיישמת גדולה. לחברה קטנה מתאימה חברה מיישמת קטנה.
נתחיל בסוף, חברה מיישמת גדולה לא תשקיע את המשאבים הטובים ביותר שלה (מנהלי פרוייקטים/מיישמים, תשומת לב ניהולית ) בפרוייקטים קטנים אלא באופן טבעי יותר בפרוייקטים הגדולים שלה.
מצד שני, הצרכים של פרוייקטים גדולים הדורשים לעיתים כמות גדולה של מיישמים בו זמנית, אינם מאפשרים לחברה קטנה לבצע את העבודה.
עבור חברת יישום קטנה כל פרוייקט גם אם הוא קט הוא חשוב לצורך קבלת פרוייקטים דומים בעתיד ולכן ההתייחסות שלו בהתאם.
- עלות היישום – למרות הצפייה של כולנו למצוא את הזול ביותר, אני הייתי ממליץ להבין את העלויות המקובלות בשוק בקרב חברות מובילות, ולצפות למחיר דומה או נמוך מכך במעט. חברות המציעות מחירים נמוכים משמעותית מכך חשודות בעיני, לחלופין, לא צריך להיות חזירים…
- כימיה – בסופו של דבר מדובר בפרוייקטי המורכב 50% תוכנה ו 50% אנשים. לכן אם פגשתם חברה שמנהל/ת הפרוייקט (לא איש המכירות או אשת המכירות) שידרו אמינות, מקצועיות – תנו לכך דגש ואל תתעלמו מכך.
- עבודה עם פרילנסרים – ככלל פרילנסר יכול לעיתים להוזיל את העלויות, אבל מצד שני רמת הסיכון של הפרוייקט עולה מאוד. המלצתי, אם אינכם מכירים אישית את הפרילנסר (מקצועית בעיקר, היכרות שלכם או מכר) תבחנו היטב חלופות אחרות (מכל הסיבות שתוארו לעיל).
דבר אחרון – ובעל חשיבות מכרעת להצלחת הפרוייקט יש לבחור גורם בחברה שירכז וילווה את כל הפרוייקט ויהיה נוכח בכל הפגישות וילמד עד כמה שהוא יכול את כל הפעולות שחברתו תבצע במערכת.
הדבר ישפר את סיכויי הצלחת הפרוייקט ויחסוך כסף רב!
אודות המחבר
